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[NTM] Lancement

Last modified by Cyril Boillat on 23/03/2023
Sommaire

Notes de réunion

14.03.2023 / 10:30 - 12:00 / Outil de Visio de Nantes

Participants

Aurélien Bour (AB) - Botaniste au service Recherche et biodiversité - Direction Nature&Jardins - Ville de Nantes
Annick Petit (AP) - Chef de projet Département Ressources Numériques
Claire Marcadet (CM) - Responsable service Recherche et biodiversité - Direction Nature&Jardins - Ville de Nantes
Sabrina Javaux (SJ) - Responsable portefeuille projet - Département Ressources Numériques
Marc Fouque (MF) - Architecte Département Ressources Numériques  Marc Fouqué
Christophe Connan (CC) - Référent Ressources Numériques - Direction Nature&Jardins
Franck Maillard (FM) - Technicien Département Ressources Numériques
Cyril Boillat (CB) - Administrateur - Assossiation Botalista

Objectifs

  1. Première prise de contact après la signature du Marché
  2. Rappel du processus d'installation et de migration vers Botalista (BLS)
  3. Travail préparatoire en vue de la migration
    1. Rappel des notes et des discussions du 01.06.22 à Nancy
    2. Définition d'un tableau d'action (qui, quoi)
  4. Planning
    1. Disponibilité des équipes pour la préparation des fichiers de migration
    2. Disponibilité des équipes pour la validation des fichiers de migration
    3. Définition de la période de "gel des données" en vue de la migration

  5. Discussion sur les documents demandés par NTM pour le lancement de projet :

    1. Rappel des objectifs du projet

    2. Organisation du projet (vous retrouverez des éléments dans notre CCTP) : comité de suivi et groupe projet (rôles, participants et fréquence) et type d'acteur projet (ex : chef de projet MOA) avec ses missions/attentes (ex: coordonne l'équipe métier, exprime & formalise le besoin, coordonne la recette métier, etc.)  et la charge associée en fonction des phases du projet (ex: 1j / semaine sur telle phase, 1j/Mois sur telle autre, etc.)

    3. Etapes du projet et livrables associés

    4. Architecture

    5. Planning (en positionnant les dates de comité de suivi & groupe projet)

    6. Identification et suivi des risques

    7. Prochaines étapes avec un tableau d'actions (quoi / qui / quand)

Points de discussion

N°PointNotes
1Introduction

AP rappel les trois phases pour la mise en œuvre de la solution à Nantes:

MOM -> Mise en Ordre de Marche (Max 6 mois)

VA -> Vérification d'Aptitude (3 mois)

VSR -> Vérification de Service Régulier (3 mois)

2Rappel des objectifs du projet Rappel des principales fonctionnalités attendues, RAS
3Organisation du projet 

Validation des 3 acteurs majeurs du projet

Chef de projet MOE -> AP

Chef de projet MOA -> AB

Chef de projet -> CB

4Méthodologie de suivi de projet 

Présentation des deux groupes qui vont suivre le projet: Un comité de suivi et un groupe projet

Comité de suivi, validé selon présentation en pièce jointe, et rajout :

  • Directeur de projet en charge du marché chez le titulaire -> CB

Groupe projet, validé selon présentation en pièce jointe

5Planning

Présentation de la marche à suivre et des actions lors de la migration dans Botalista (BLS).

  • Installation sur une instance dédiée et paramétrage de BLS sur les serveur de l’association (du 14 au 28 mars) -> Jalon 2.
  • Dans le cadre de la prochaine rencontre du groupe projet (21 mars), travail sur les données existantes, répartition des rôles et actions (rédaction d'un tableau d'action, qui, quoi, quand)
  • Préparation des fichiers de migration Template (Pré nettoyage, agrégation, vérification).
  • Insertion des fichiers Template dans l'instance de pré-production de Nantes dans l'ordre suivant:
    • 1_Template_BOTA_NOM (Nomenclature)
    • 2_Template_BOTA_COR (Correspondant)
    • 3_Template_BOTA_HAR (Récolte)
    • 4_Template_BOTA_ACQ (Acquisition)
    • 5_Template_BOTA_ACQ_HIST_DET (Historique des déterminations)
    • 6_Template_BOTA_CULT (Spécimens cultivés)
  • A chaque insertion d'un Template, validation et correction par AB -> Jalon 3
  • Planification des comités de suivi : à la fin de la MOM et à la fin de la VA
  • Fourniture par CB d'un cahier de recette (Document : Q2_Menus_et_Champs_de_BOTALISTA_2.2.5 de la réponse au marché public)  et accompagnement sur la recette
  • Formation de administrateur en vue de la recette en présentiel (1/2 journée)
  • Test des données migrées par l'administrateur
  • Formation des utilisateurs (1.5 jours) sur site -> Jalon 4
  • Mise en production (VSR)

Il est aussi important de rappeler, que lors de la phase de migration, il est normalement nécessaire de "geler" les données et de ne plus modifier les fichiers de migrations.

6Points techniques

MF précise les points suivants :

  • Nom de domaine
    • Nantes va acquérir un nom de domaine, qui reste à définir, qui servira de point d'entrée (URL) pour BLS avec redirection sur l'URL de l’association ntm.botalista.community
  • Utilisation d'un Idententy provider pour permettre aux utilisateurs de BLS d'utiliser leur compte AD de Nantes pour se connecter à l'application. (OpenID Connect).
  • Gérer les droits AD pour limiter l'accès à l'application à un groupe d'utilisateurs restreints.
  • Test de réversibilité des données
    • Après la phase de MOM, faire un test pour s'assurer qu'il est possible de récupérer les backups de base de données.
7Tableau des risquesSelon présentation en pièce jointe

Points à actionner

  1. 1er séance du groupe projet (AB, AP, CB)
    1. inviter Franck Maillard au groupe projet du 21/03
    2. avoir tous les éléments de la structure, de la complexité et de la volumétrie des données actuelles pour rédiger un tableau d'action (qui, quoi, quand) (CB)
  2.  Valider le choix du nom de domaine de Nantes (MF)
  3. Fournir les liens et la marche à suivre pour se connecter à l'Idententy provider de Nantes (MF)
    1. Convention d'accès au SI à communiquer par AP à CB
    2. Définir les personnes qui pourront avoir accès à l'application pour mettre en place une limitation (AB,MF)
    3. Liste des utilisateurs à communiquer par AB à AP
  4. Test de réversibilité, après la phase de MOM (CB,MF)
  5. Mettre à jour le planning suite à la réunion du groupe projet du 21/03/23

Prochaines rencontres

21.03.2023 / 08:45 - 10:30 / 1er séance du groupe projet / Teams