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[NTM] 1er séance du groupe Projet

Last modified by Cyril Boillat on 23/03/2023
Sommaire

Notes de réunion

21.03.2023 / 08:45 - 10:30 / Teams

Participants

Aurélien Bour (AB) - Botaniste au service Recherche et biodiversité - Direction Nature&Jardins - Ville de Nantes
Annick Petit (AP) - Chef de projet Département Ressources Numériques
Franck Maillard (FM) - Technicien Département Ressources Numériques
Cyril Boillat (CB) - Administrateur - Assossiation Botalista

Objectifs

  1. Point sur l'organisation du Wiki et l'espace des documents
  2. Point sur la facturation
  3. 1er séance du groupe Projet (AB, AP, CB)
    1. avoir tous les éléments de la structure, de la complexité et de la volumétrie des données actuelles pour rédiger un tableau d'action (qui, quoi, quand) (CB)
  4. Mettre à jour le planning suite à la réunion du groupe Projet du 21/03/23

Matériel à apporter:

  1. Inventaires & Cahiers de NTM (AB)
  2. Note de la "séance" du 01.06.2022 (CB)
  3. Fichiers de migration BLS (CB)

Points de discussion

N°PointNotes
1Wiki et Espace documentaireL’association Botalista utilise un wiki media, pour tous les documents collaboratifs; Notes de réunion, documentations, etc... Pour tous les documents "lourds" (pdf, images, vidéos, tableurs) une instances de NextClound est à disposition. Elle permet d'archiver, versionner et sécuriser l'accès à tous ces documents.
2FacturationUn bon de commande total pour tout le DPU a été émis. La facturation ne pourra intervenir qu'à auteur de maximum 50% à la fin de la MOM, maximum 30 % à la fin de la VA et le solde à l’admission de l’ensemble des prestations. Voir Article 9 du Cahier des Clauses Administratives Particulières (2_CCAP_COLLECTION_VEGETALES_v2.pdf)
3Processus de Migration

Pour rappel, l'objectif de la migration est d'arriver à créer les 6 fichiers de "Template" préformatés, qui permettront d’insérer les données de l'ancienne "base de données" de Nantes à Botalista (BLS) Fichiers Template

Existant à Nantes (NTM)

Actuellement, toutes la collections et les acquisitions de NTM se trouve sur des tableurs libre office. On distingue deux types de fichier:

  • Les cahiers d'introductions

Ce sont les cahiers de semis, qui reprennent toutes les acquisitions faite par NTM. Ils sont (ou devrait être) structurés toujours de la même manière; les colonnes présentent permettent de récupérer les informations pour construire les "Templates" BOTA-NOM (Nomenclature), BOTA-COR (Correspondants), BOTA-HAR (Récoltes), BOTA-ACQ (Acquisitions). On retrouve un fichier par année d'instruction dans le Jardin. Ces fichiers sont informatisés depuis 2012 et on a aussi à disposition un historique papier de 1972 à 2011. On part du principe que l'historique papier ne sera pas migré.

  • Les inventaires

Ce sont les données de culture. Dans ces fichiers, on retrouve tous les spécimens vivants, à la date d'inventaire dans les collections. Par définition, tous les spécimens présents dans l’inventaire doivent se retrouver dans un cahier d'introduction. Les colonnes présentent dans ce fichier permettent de récupérer les informations pour construire les "Templates" BOTA-CULT (Spécimens cultivés) et BOTA-ACQ-HIST-DET (Historique de détermination). Ils sont tous informatisés.

Principe de migration

L'objectif de la première étape de migration est, qu'à partir des deux types de fichier présent à NTM, de pouvoir extraire et construire, de manière semi-automatique, les 6 fichiers de "Templates" BLS. Pour ce faire, il est nécessaire de construire un script de manipulation de données qui va:

  • Construire des fichiers d’agrégation, à valider et nettoyer pour en faire des fichiers "Templates"
  • Profiter de ce "scripting" pour vérifier le lien entre les inventaires, dont le numéro est supérieur à 2011 et les cahier d'introduction

Pour réaliser ce premier objectif, il a été décidé de prendre 2 fichiers test (le cahier d'introduction 2022 et l'inventaire fougères 2019) pour réaliser une première itération de la création des fichiers "Templates" et pouvoir ainsi estimer l'effort et le temps nécessaire à la génération de l’ensemble de la collection. 

   

Points à actionner

  1. Fournir le lien du Wiki et un accès au NextClound pour tous les participants au groupe Projet.
  2. A la fin de la MOM, soumettre la facture au groupe Projet avant de la déployer dans CHORUS PRO, pour vérifier la conformité avec la clause du CCAP.
  3. Faire un test de création des fichiers "Templates" avec le cahier d'introduction 2022 et l'inventaire fougères 2019
    1.  Estimer le temps de nettoyage de tous les cahiers et les inventaires (AB)
  4. Traiter la colonne Rusticité dans un second temps (CB)
  5. Conserver, dans le processus de migration l'incrémentation de NTM sur le numéro de spécimen acquis (CB)

Prochaines rencontres

03.04.2023 / 14:00 - 15:30 / 2ième séance du groupe Projet / Teams